Come i nostri esperti hanno eliminato un arretrato di oltre 600 sistemi di Data Integrity in un ambiente R&D Vaccini

Dalle competenze tecniche alla leadership

Entrata in ALTEN nel 2021 come Senior Consultant, Gloria ha successivamente ricoperto i ruoli di Project Manager e Team Leader, sviluppando competenze non solo nella gestione e realizzazione dei progetti, ma anche nella gestione delle persone. Oggi coordina un team di 15 consulenti che supportano lo stesso cliente sia nei siti R&D sia nei siti di Produzione.

Nel corso degli anni, Gloria ha contribuito a numerosi progetti, tra cui l’implementazione di nuovi sistemi di monitoraggio in ambienti classificati, programmi di sostituzione delle apparecchiature e aggiornamenti delle macchine di ispezione progettati per soddisfare i requisiti normativi. Tuttavia, un progetto in particolare rappresenta una tappa distintiva del suo percorso in ALTEN.

Un’ importante missione di Data Integrity nel settore Vaccini R&D

Nel 2023, ad ALTEN è stato richiesto di realizzare un programma su larga scala di remediation della Data Integrity relativo ai sistemi di ricerca di un sito Vaccini R&D. L’incarico presentava un’ulteriore sfida: un altro fornitore stava già lavorando al progetto da un anno senza riuscire a ottenere i risultati attesi.

“L’aspettativa era quella di introdurre un nuovo approccio e dimostrare un elevato livello di professionalità, garantendo che l’intero arretrato potesse essere gestito senza impattare le operazioni di routine.”

L’obiettivo era valutare e correggere le lacune di Data Integrity presenti in numerosi sistemi di ricerca, assicurando al contempo la piena conformità agli standard normativi, compresi i principi ALCOA+. Parallelamente, attività continuative come la gestione degli incident, le periodic review e il coordinamento degli stakeholder dovevano proseguire senza interruzioni.

Oltre all’ambito tecnico, il progetto richiedeva una stretta collaborazione con diversi team cross-funzionali, tra cui IT, Quality Assurance e personale di laboratorio. Un ulteriore obiettivo chiave era definire procedure migliorate e modelli di governance in grado di fornire un framework sostenibile per il futuro.

Per raggiungere questi obiettivi, ALTEN ha costituito un team dedicato composto da un Project Manager, due Team Leader e tre Validation Technician. Questa struttura ha consentito di gestire un elevato numero di sistemi in modo standardizzato, applicando la stessa metodologia in ambienti differenti e garantendo coerenza lungo l’intero programma.

Creare un approccio strutturato

In qualità di Project Manager, Gloria era responsabile della supervisione dei risultati attesi del team, garantendo il rispetto delle tempistiche di progetto ed eseguendo controlli di qualità su tutte le attività in conformità con le procedure interne e i principi ALCOA+.

Il progetto è stato organizzato attraverso un approccio per fasi. Inizialmente è stata condotta una fase di assessment per comprendere l’entità dell’arretrato e identificare le priorità, seguita dalle attività di remediation e, infine, da una fase di stabilizzazione progettata per assicurare sostenibilità a lungo termine e autonomia del cliente.

Per Gloria, struttura e comunicazione sono stati fattori determinanti per il successo.

“Ho sviluppato un piano di progetto strutturato utilizzando diagrammi di Gantt, che ci hanno consentito di definire chiaramente tempistiche, priorità e dipendenze per tutte le attività di remediation.”

Durante le fasi più critiche sono stati organizzati incontri quotidiani con gli stakeholder chiave per mantenere l’allineamento, risolvere rapidamente gli ostacoli e sostenere il ritmo del progetto. Con la progressiva maturazione del progetto, la governance è stata adattata e la frequenza delle riunioni ridotta, creando un modello di lavoro più efficiente e sostenibile.

Il progetto ha inoltre richiesto una stretta collaborazione tra numerosi stakeholder, tra cui Business Owner, Technical Owner, team di Quality Assurance, Equipment Responsible e il Global Validation Team.

Combinando pianificazione strutturata, una solida governance e una stretta collaborazione con gli stakeholder, il team è riuscito a stabilizzare progressivamente il progetto, riprendere il controllo dell’arretrato e gettare le basi per un framework sostenibile di gestione della Data Integrity.

Il valore della fiducia nella realizzazione dei progetti

Sebbene le competenze tecniche siano state fondamentali, Gloria ritiene che il successo della consulenza dipenda in egual misura dalla capacità di costruire rapporti di fiducia. Entrare in un progetto già avviato richiede infatti ai consulenti di comprendere rapidamente il contesto del cliente, le sue aspettative e le sue modalità operative.

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“Il valore aggiunto di un consulente non può basarsi esclusivamente sulle competenze tecniche. Deve consistere anche nella capacità di trasmettere fiducia al cliente, facendolo sentire rassicurato e a proprio agio.”

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Il suo approccio si basa sull’ascolto attento, sulla comprensione delle preoccupazioni del cliente, sull’adattamento al suo stile di lavoro preferito e sulla creazione progressiva delle condizioni per una collaborazione più autonoma ed efficiente.

Riportare la Data Integrity sotto controllo

Gli sforzi del team hanno prodotto risultati significativi e misurabili. In dodici mesi, ALTEN è riuscita a ridurre l’arretrato da oltre 600 sistemi a zero, mantenendo al contempo operative tutte le attività di routine durante l’intero progetto. Tra gli altri risultati principali:

• Tracciabilità al 100% e documentazione pronta per le ispezioni
• Piena conformità ai principi ALCOA+ in tutte le attività
• Miglioramento della qualità dei dati e della tracciabilità
• Maggiore coinvolgimento degli stakeholder e collaborazione cross-funzionale
• Modello operativo scalabile in grado di supportare le attività future

Oltre ai miglioramenti operativi, il progetto ha contribuito a ristabilire la fiducia tra gli stakeholder e ha fornito al cliente un approccio più strutturato alla gestione della Data Integrity.

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“Prima della nostra collaborazione, il cliente non aveva il controllo della Data Integrity. Grazie al progetto, abbiamo definito un modo di lavorare solido e strutturato che consente al cliente di recuperare tutte le informazioni relative allo stato dei sistemi.”

Il progetto è stato completato nei tempi previsti, riducendo con successo l’arretrato, migliorando la conformità e introducendo un framework di gestione della Data Integrity più efficiente e robusto. Questo successo non solo ha garantito l’estensione della collaborazione, ma ha anche posto le basi per una partnership continuativa che prosegue ancora oggi.

La lezione dietro il successo

Per Gloria, questa combinazione di competenza, equilibrio e fiducia si è rivelata uno dei fattori più importanti per il successo del progetto e ha contribuito a trasformare una situazione complessa in una partnership di lungo periodo. Guardando indietro, la lezione più importante non ha riguardato soltanto processi o metodologie, ma anche le relazioni umane.

“Costruire una solida relazione basata sulla fiducia richiede tempo e coerenza. Questa fiducia non si costruisce soltanto dimostrando forti competenze tecniche, ma anche mostrando la capacità di gestire situazioni ad alta pressione senza trasferire al cliente stress o frustrazione.”

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